イベント

僕とNotion イベントレポ

はじめに

Notion歴3年で、CN入社前にNotionに転職したいとまで思っていたNotion愛に溢れたBarusuが、Notionへの愛を語るため、イベントを開催しました。

アーカイブはこちらにありますが、とてもいいイベントにでしたので、おすすめポイントをブログでもご紹介したいと思います。

まずはNotionの基本:ブロックの概念

ブロックは簡単に言うと【ひとまとまり】です。Notionでの最小単位がブロックと呼ばれます。

ブロックにはさまざまなタイプがあります。【Turn into】からブロックのタイプを変更できます。一番ベーシックなものは【Text】で、その下の【Heading 1〜3】は見出しです。(サイズ別に3種類)

Notionの特徴でもあるのですが、一つのブロックを【ページ】に変換することができます。【ページ】をまた【テキスト】に戻すことも可能です。

ページ以外にもTo-DoやBullet listなどに【Turn into】にかかれているさまざまなブロックタイプへワンクリックで変更できます。

Notionはマークダウン方式に対応しているので、マークダウンで描き慣れている人にとってはとても使いやすいツールです。まずはババっとマークダウンで書いてから、その後にブロックタイプを変えることができたりして便利ですよね。

Barusuの個人的なおすすめ機能の紹介

トグル機能!

実はトグル機能を兼ね備えているツールはなかなかありません!

例えば左側を【手順書】にして、右側に常時表示する必要のない【補足】をトグル機能を使っていれておけば、すっきりして情報過多になりません。

ちなみに、トグルにHeading(見出し)もつけられるようになっているよ!

BarusuがNotionを買うきっかけになった機能は【Copy link to block】!

ページ単位でのURLではなく、ブロック単位で遷移できるURLを発行することができます。

これ、めちゃ便利やん!って思いました。

例えば、就業規則や契約書のような長い文章を見ているときに、【第○条○項】を見て欲しい!ってシチュエーションありますよね。目次のような使い方もできます。

ここでブロックのまとめ:

  • ブロックは一つ一つがページになりえるようにURLを持つことができる。
  • 【Turn into】で色々タイプにワンクリック変更できます。

日本語化について

バグは正直まだあります。ただそれは他言語か対応だと必然だと思います。バグに関しては、バグはあるけど気をつけてね!くらいしか言えません。

日本語環境に設定して、何かバグがあれば日本語だからかなと疑ってください。ただ、これはNotionに限ったことではなく、他の製品もそうですので、これからもどんどんフィードバックしていけば日本語環境でも快適に使えるようになっていくことでしょう!

タスク管理をNotionで!

その1:カンバン方式

いくつかありますが、まずは代表的な【カンバン方式】表示から説明します。

Trelloのような表示方法が可能で、ドラッグすれば動かしたりすることもできます。

その2: エクセルのような表示

タスクをエクセルのように一覧表示することもできます。

Notionのすごいぞポイントは、ワンクリックで表示(ビュー)の変更ができるところです!

その3: Timeline Viewでの表示

ガントチャートのように時系列でタスクを表示することができます。

例えば一つ一つのタスクに費用を入れておくと、ビューを変更すると金額のサマリをを表示することもできます。

Barusu個人的にはこのTimelime Viewはめちゃくちゃおすすめだそうです!

Barusuが実際どのように使っているか解説:

お気に入りで一番よくアクセスするところはホームです。

個人的なタスク管理

個人的なタスク管理はGTDというものを採用しています。To-Doリストに書いたり、頭の中にあるこれやんなきゃを、一つの箱(紙でもOK)に全部アウトプットし、整理する。

緊急度の高いものはすぐやる。重要度の高いが緊急性の低いものはいつまでにやるなど、重要度と緊急度に応じてタスクを整理している。

BarusuのNotionにはInboxが一番上にあり、そこにタスクをバシバシいれているそうです。

自分専用Wiki的な使い方

Knowledge Database的に、繰り返し読むようなものはKnowledgeページに溜めています。通常は、ページをインボックス上でぱぱっと書いて、Knowledgeページに移動しています。

全文検索やタグなどの検索ができる点がNotionのいいところ。もちろん作成日などでフィルタリングできます。

Notion Web Clipper(Chrome拡張機能)

Notion Web Clipperをアドオンしておけば、WebのページをNotionの【マイリンク】に保管することができます。アドオン方法はこちら

利用シーンは、スマホからが多く、移動中に、後で読もうと思ったものをWeb Clipperで保存しています。

未読やスコアなどのプロパティ、タグを入力しておけばビューの変更で一覧表示が可能です。

自分のメモも入れられるので、あとで読み返すときに便利です。

Q&Aのまとめ

TwitterからのQ&A

Barusu

1と2の日付が一致するものなので【Created Date】で作っていきます。【Relation】と【Rollup】を使います。(この続きはアーカイブ動画の36分付近からご覧ください)

Barusu:

Barusu

その通りです。【タスク管理】が、そもそも難しいことなのです。

【タスクの管理】ができなければ、当然Notionでも無理。Notionは使いやすいが、ツールを使う主人公は自分ですので、【自分がどうやりたい】か、【どう使っていきたい】のかをはっきりさせる必要があります。

僕、わたしはタスク管理をどうやっていきたいかを、自分と向き合って、自分にあったやり方を探してください。

Barusu

Formulaを使えばいけます。厳密にいうとこの方が求めている100%はできないですが、似たようなことはできます。ステータスが完了や進行中などがあったとして、完了をしたら更新される(Updated date)が入っていて、それが1週間前であればこのタスクを非表示にするなどのフィルターを作ればOKです。

視聴者さんからの質疑応答

ここで視聴者からたくさん質問がきているので、視聴者さんからの質問をまとめています!

視聴者さん:

マイルストーンはおけますか?

Barusu

残念ながらマイルストーンはおけません。ですので、マイルストーン的なタスクを置いて代替すると言うような使い方になるでしょう。

Notionでプロジェクト管理をがっつりやるとなると、足りないポイントだと思います。

視聴者さん:

ディスプレイ横の解像度はけっこう必要ですか?

Barusu

あった方がいいと思います。横長の方がテーブル系とかカンバンビューとかは使いやすい。今回は画面が見やすいように拡大はしていますが、ディスプレイはそこそこ横長もしくは縦長は必要だと思います。

視聴者:

親子関係作れますか?

Barusu

関数を使えば作れます!解説はBarusuがTwitterで記載しておりますので、こちらから。

BarusuのTwitter @Flat_flag_manをFollow してみてね!

視聴者さん:

PCとiPadだとPCのが操作性は良いと思いますが、Windowsの場合の操作性はどうですか?

Barusu

慣れの問題もあると思いますが、Windowsの方が操作性はいいですね。どうしてもスマホのアプリ版のNotionは動作がもっさりしてしまう。編集時もフリック入力と相性が良くない。

視聴者さん:

Barusu

この質問はたくさんいただいているのですが、僕は実はテンプレートをあまり使いません。理由は、目的をシンプルにしているからです。

Notionに書かなければいけない時というのは、自分のタスクと思いついたことを書く場、そしてそれを整理する場としているので、余計なレイアウトが多いと、僕が書きたいことってなんだったっけ?となってしまう。ですので、シンプルにブロックに書いて、データベースに置いたらどうなるのかを考えてやっています。

組織で使うテンプレートで言うと、決めておいた方がいいものとしては議事録のフォーマットや、エンジニアが検証をするときの手順、Knowledgeにするときに押さえておかないといけないポイントはテンプレートとしてあると便利だと思います。

Barusu

僕はおしゃれから程遠いので代わりにShozoが答えます。

Shozo

見出しのHeading 1やHeading 2などの定義をしっかりやって、普通にやればオシャレになると思います!あとは、アイコンをなるべく同じ色に揃えたり、色をあまり使いすぎない(本文ともう1色くらい)など、ごちゃつかないようにしたほうがいいよ。

Barusu

監査、統制というところの目的が汲み取れないが、Notionのテナントでどのページが公開されていて、どのページに誰がアクセスできるかなどが見えるかという質問だと推測すると、これはまだできないはずです。

年末までお待ちをとのことなので、乞うご期待!

Barusu

会社の組織がどのようにできているかに依存する話ですが、組織図で分けるか、職種(エンジニア・営業など)でわけるかなどです。これを綺麗にまとめてらっしゃる方がいました。(まとめ記事はこちら)

Block by Block(新機能発表イベント)でもアナウンスがありましたが、新たに【Team】機能ができます。お気に入り、ワークスペース、共有、プライベートの4つだが、そこに新たにTeamが追加されます。数週間後にリリースとのことなので、これは要チェックですね!

Barusu

トップレベルページ=Notionにログインしたときに一番初めに表示されるページと解釈してお答えします。

従業員が一番目にするページなので何をおくのかは悩む会社さんも多いと思います。よくあるのが、【Mission、Vision、Value】や【行動理念】などを置いている会社さんが多い気がします。あとは、経理や総務関連の【お知らせ系】をおくのも良いと思います。【経費の申請はこちら】など。

粒度に関してはどんな社員がいるか、組織の大きさなどに依存すると思います。

Barusu

参照元、参照先の関係性が必要で、自動反映はできないです。A社のプロパティにB社を入れたら、もちろんA社の蘭からB社に飛べます。バックリンクが置かれるかどうかというところ。

プロパティでのバックリンクはまだ未対応です。

Barusu

テンプレートとビューに関して、ビューは、リンクドデータベースという形で別のページから同じデータベースを参照するという形式にすればビューの切り替えは影響がなくなります。動きは、スプレッドシートのインポートレンジに近いです。

誰かがフィルターの条件を変えてしっちゃかめっちゃかになるというのが良くありますが、リンクドデータベースを使って別のページから参照するという形にすると、ビューに関しては統制が取れると思います。

データベースのプロパティがやっかいで、誰かがプロパティを削除したら、全部のプロパティが消えます。この解決策はデータベースをロックしましょう、くらいしかないです。

Block by Blockのupdateで、データベースのフィルターとソートに関してかなり改善されるというお話がありました!これも乞うご期待ですね!

Barusu

これは、できるかできないかでいうとできるでしょう!

エンタープライズ企業に導入するときに何が懸念点なのかなどの細かい話は僕の中にKnowledgeがないので、Notionさんに聞いておきます。

大規模デプロイに関しては例えばコンフルエンスからテラバイト級の大きいデータを一気にインポートすることはできない、というのが今のところの回答です。

その他のエンタープライズに必要な機能などに関してのFeedbackは今後も弊社からNotionにどんどん上げていきたいと思っています。

Notionのパートナーとして、がんばりますよーー!!!

持ち帰りの宿題:

  • 他のドキュメントツールからの大量インポート事例が知りたい。(esaやdocubaseなど)
  • Dacobaseからのインポートするいい方法はありますか?

Barusuが最後に一言(全然一言じゃないけど)

Notionを知っている方や既に使ったことがある方、会社で使っていないけど個人で使っている方など、色々な方がいらっしゃると思います。

個人で使うNotionとみんなで使うNotionは違うものです。

自分自身が使いやすいテンプレートを組織で使おうとしたときに【何これ】ってなることもあると思います。そのときに【じゃーどんなテンプレートがいいのか】という議論になりがちですが、そこで考えていただきたいのは【なぜNotionを使っているか】です。

Notionを使う理由は【情報を残すため】だと思います。ですので書ければいいのです!書きやすいからNotionなんだ。

Notionだから使うのではなく、情報共有のためにNotion使いますということだと思います。

その会社さんごとに使いやすいNotionの方法はさまざまだと思います。それを今後弊社にお問い合わせいただいて、どういうふうに使っていくのがいいのかを探っていきましょう!

おわりに

こちらのイベントは不定期で行います。次回はこんな話が聞きたい!などのリクエストは都度受け付けております。

Notionに関してもっと詳しく知りたい!と思われた方は、ぜひこちらからお問い合わせください。営業チームが優しくご説明させていただきます。

うちからNotion買ってくれたら、Barusuがついてきますよ!

おしまい♪

さゆり

漫画・アニメとワインとビリヤード(万年B級)が好きです。子供が寝た後に、ワインを飲みながら、NetflixやAmazon Primeで昔のアニメを流し、アプリでひたすら漫画を読んでいる時間が至福の時間。