Google Workspace環境(GmailとGoogleドライブ)でのmxHero Fusionの初期設定(2021/03/10更新)

Google Workspace環境(GmailとGoogleドライブ)でのmxHero Fusionの初期設定(2021/03/10更新)

こんばんは。けーすけです。 今回はちょっとFreshservice以外をやりました。 タイトル通り、mxHeroです。いままでのメール誤送信対策とは根本的に違うサービスで、弊社でもフル活用していますが、おそらくいちばんよくあるパターンの、”Google Workspace(Gmail)で送受信した際の添付ファイルをGoogleドライブに保存する”(Fusion)の手順を書いていきます。

この記事で説明する範囲

  • mxHeroのサインアップ
  • Google Workspace(Gmail)の初期設定
  • Fusion機能の設定例
  • Google Workspaceとのユーザー同期

注意点(2021/03/10更新)

  • (2021/03/10追記) Googleドライブをオンラインストレージとした場合について、共有リンクの有効期限の設定が削除されました。Googleドライブ利用時については、共有リンクに有効期限の設定はできません。
  • 2020年12月7日現在、公式のマニュアルの記述が古くなっています。そのため、マニュアルの記述と一部相違します。
  • 公式のマニュアルには、現時点で設定順が明記されていません。また、英語のみです。
  • マニュアルの値との照合をしやすくするため、Google Workspaceの設定の間は、一時的にアカウントの言語設定を”英語”に変更することをお勧めします。
  • mxHeroを利用するユーザーを内包したグループを、事前にGoogle Workspaceで作成しておいてください。
  • Google Workspace(Gmail)の添付ファイルをFusion機能を利用してGoogleドライブに保存する場合は、mxレコードの追加は不要です。
  • サービスの性質上メールの経路が変更されますので、必ず一度トライアル環境でお試しください。

前提条件

  • 自社保有ドメインのDNSレコードを書き換えられる権限をもっていること
  • Google Workspaceテナントが既にあり、管理権限をもっていること

参照したマニュアル

DNS設定

SPF設定

Google Workspaceとのユーザー同期

Fusionルール

セキュリティオプション

添付ファイルの有効期限とアクセス制限のあるMail2Cloudリンクへの置き換え

手順

1.mxHeroサインアップ

まずサインアップを行います。サインアップが完了すると、以下のようなメールが送られてきますので、Registrationを完了します。
このとき、mx-admin@hoge.jpなど、人に紐づかない、オンラインストレージの認証に使用するアカウント(メールアドレス)でサインアップするとスムーズです。

2.mxHero側準備

Registrationが完了したら、一度mxHero側のダッシュボード上部にある、”Domains”をクリックして開き、TransportAgentを生成します。

生成したあとに、その値をメモしてください。Google Workspaceでの設定時に使います。また、”SAVE SETTINGS”を忘れずにクリックしてください。

3.Google Workspace(Gmail部分)設定

※ 注意事項で申し上げた理由でアカウントの言語設定を英語に変更して設定を行っています。

a. Hosts

まず、Admin Consoleから、Apps → G Suite → Settings for Gmailに移動し、”Hosts”を開きます。

以下のように設定し、保存します。

b. Advanced Settings

次に、Advance Settingsの設定をやっていきます。

設定項目は、大きく分けて3つです。

  1. Inbound Gateway
  2. Content compliance
  3. Routing
Inbound Gateway

以下のように設定します。

Regexp には、

^X-Gm-Spam:(0|1)$

を入力してください。

Inbound Gateway設定は以上です。

Content compliance

以下のように設定します。

以下のぼかしている部分(Server:以降)は、最初に取得した、TransportAgentsの値を入力してください。

こちらも同様に、:以降はTransportAgentsの値を入力します。

”Change route”にチェックを入れ、Hostsで作成した設定を選択します。

”Show options”をクリックし、以下のように設定します。最後のグループ設定は、事前にGoogle Workspaceで作成したグループを指定します。

Content compliance設定は以上です。

Routing

以下のように設定します。

ここでも、Google Workspaceで作成済みのグループを選択します。

同じように、”Change route”にチェックを入れ、”Hosts”で作成した設定を選択します。

最後に、ここまで入力して保存します。”Routing”では、”Option”部分の設定は不要ですので、展開する必要はありません。

4.TXT(SPF)レコードの設定

DNSにTXTレコードを設定します。値は以下になります。

v=spf1 include:_spf-gmail.mxhero.com ~all

5.マーケットプレイスアプリのインストール

”Apps”に一度戻り、以下をクリックします。

”Add App to Domain Install list”をクリックします。

mxHeroを検索して、マーケットプレイスアプリケーションをドメインにインストールします。(権限要求等表示されますが、すべて許可してインストールしてください)

インストールが完了すると、以下のように表示されます。

マーケットプレイスアプリケーションのインストールは以上です。

6.Fusionの設定

ここからはFusion機能の設定に入ります。この例では送受信でそれぞれ一つづつFusionルールを作成します。

添付ファイルをつけて送信したメールを自動的に共有リンクに置き換える

以下の設定では、設定したドメインから送る添付ファイル付きのメールは、すべて宛先を問わず、Googleドライブに格納され、通知されます。

細かいところを見ていきます。 ”between”の後ろで、”Your domain”を指定します。

ストレージに”Google Apps Drive”を指定します。なお、このとき、アカウントの認証を求められますが、個人に紐づかないユーザーで認証することをおすすめします。

認証時に警告が出ますので、”詳細”から入って許可します。

次に格納フォルダの選択です。送信と受信を分けておいたほうが識別しやすいため、このように設定しています。{}で囲まれているものは変数、/を入れるとフォルダとして認識されます。

次にAdvanced Optionの設定です。betweenは送信という意味合いではなく、”双方向”という意味合いですので、除外設定をしないと受信についても同じ動作が設定されてしまいます。また、同一フォルダ内の同名フォルダの上書きをしないように設定しています。

次にSecurity optionsです。ここは要件が個社ごとに変わってくるところかと思いますので、参考例としてご覧ください。
共有リンクに対して以下の3種類のアクセス権が設定可能です。

なお、こちらの記事もご覧ください。

(2021/03/10追記) Googleドライブをオンラインストレージとした場合について、共有リンクの有効期限の設定が削除されました。Googleドライブ利用時については、共有リンクに有効期限の設定はできません。

送信側の設定は以上です。

受信した添付ファイル付きのメールの添付ファイルを格納して共有リンクに置き換える

次に、受信した場合の動作です。以下の設定では、あらゆるドメインからの受信メールの添付ファイルをGoogle Driveに格納します。受信に対してのみの設定のため、”from”で指定します。

こちらもGoogle Driveのフォルダを指定します。送信の際に保存されるフォルダとは分ける点、個人に紐づかないアカウントが望ましい点、構文、は送信の設定の際と同様です。

次にAdvanced Optionの設定です。設定が必要な個所を囲んでいます。

次のSecurity optionsについては送信と同様3パターンで設定可能です。

受信側の設定は以上です。

ここまででFusionの設定は完了です。

7.利用イメージ

利用イメージは以下になります。

送信側がこのように普通にファイルを添付しても、

受信側にはこのように、オンラインストレージへの共有リンクに置き換えられて送付されます。

このとき、以下の画像のようなメール本文にのみ共有リンクが記載される設定と、共有リンクが記載されたPDFも送信する設定の2つのパターンが選択可能です。

添付ファイルとしても共有リンクを送付する場合のPDFの内容は以下のようになります。

8.Google Workspaceとのユーザー同期

公式のマニュアル通りで問題ないので割愛します。

https://support.mxhero.com/hc/en-us/articles/115002492163-Synchronize-with-Google-Apps-directory

おわりに

だいぶ長い記事になってしまいましたが、これで設定はひととおり完了です。Fusion設定はいろいろな設定項目がありますので、検証環境でいろいろお試しください。以上けーすけでした。

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