会議前の準備からAIツールの使い分けまで。セキュリティ企業のアシスタントが実践する、「作業」はAIに任せ、「解釈と配慮」は人の手で守る議事録のつくり方。
こんにちは！アシスタントのnonokaです🐈
「会議が終わってからが本番……」
議事録作りに何時間もかかって、清書のたびにズーンと気が重くなる。そんな経験、ありませんか？（私はめちゃくちゃありました…）
日々たくさんの会議に出る中で、「議事録づくりを“気合”でがんばることはもうやめたい！」と思い、がんばらなくていい“仕組み”をコツコツと探ってきました。
そうして行き着いたのは、事前のアジェンダ調整やテンプレといった「型作り」でベースを整え、「作業」はAIにお任せしつつ、「解釈と配慮」は人間が担当するという、お互いハッピーな役割分担でした！
会議前の準備も、テンプレの型化も、AIの使い分けも。すべては「なんとなく」をなくして、人にしか出せない“あったかい温度感”を届けるための工夫です。
この記事では、型作りとAI活用を組み合わせて議事録の作成に費やす時間を約20%カットできた実際のやり方を、今日からすぐ真似できる形でおすそ分けします！
特別なスキルは必要ありません。ゆるっとお付き合いください♪
1. 議事録は「会議前」に9割決まる！アジェンダを「型」に！
ここだけの話…
議事録に時間がかかる最大の理由は、実は会議が終わった後ではなく、「始まる前の準備」にあります！
アジェンダ（議題）がふんわりしたまま会議がスタートすると、おしゃべりがあっちこっちに脱線して、後から「結局何が決まったんだっけ…？」と録音を何度も巻き戻してヘトヘトになる羽目に…。
そこで、「そのまま議事録にスライドできるアジェンダ」を会議の前に作っておくのが、一番の近道です。
やり方はとってもシンプル！以下の3つのポイントを意識するだけです。
- 「今日のゴール」を先に書く： 「この会議で何を決着させたいか」をはじめに言葉にしておきます。
- 議題の目的をハッキリさせる： 「ただの共有」なのか「みんなに相談したい」のか「今決めるべきこと」なのか、一言添えておきます。
- 議事録と同じ順番で並べる： 事前のアジェンダと、最終的な議事録の「見出し」の順番をあらかじめ揃えておきます。
「事前の段取りが、あとからの自分をめちゃくちゃラクにする」。この心地よさ、ぜひ一度試してみてほしいです…！
2. もう迷わない！議事録テンプレート — 5つの要素と書き方
準備ができたら、次は議事録の「器」を固定しちゃいましょう。
私がいつも愛用しているテンプレートは、以下の5つの項目です！
この順番通りに並んでいると、議事録を読んだ側も「結論 → タスク」がパッと3秒で分かりますし、議事録作成側である私も迷子になりません。
ここで一番お伝えしたいのは、会議中と会議後で頭のモードをパチッと切り替えることです。
最後に、「やることの担当と期限、ちゃんと入ってるかな？」「保留と決定がごちゃ混ぜになってない？」とセルフチェックできればもう満点です💯
3. AIを賢く使って時短！ツールの使い分けについて
議事録の土台が出来上がれば、いよいよAIの出番です！
いろいろ試してみて分かったのは、「1つのツールでカンペキを追い求めるより、それぞれのツールの得意分野で役割分担してもらうのが一番ラク！」ということでした。
特にNotion AI ミーティングは、本当に頼もしい相棒！
（第2章で作った）議事録テンプレートに沿って書き込んだ内容に加え、Notion AI ミーティングが作ってくれた文字起こし＆要約をペタッと貼りつけます。
あとはNotion AIに「誤字脱字や表記揺れのチェック」「文章のブラッシュアップ」をお願いするだけ。面倒な整文作業が一瞬で終わり、しっかりとした「議事録」へと大変身します！
聞き取りづらかった部分を代わりに拾ってくれたり、一番大事な「誰が・何を・いつまでにやるか」をきれいに仕分けして並べてくれるので、体感的なスピードが段違いなんです。
社外のお客様に議事録を提出する必要のない、社内のミーティング議事録は、ほぼすべてNotion AI ミーティングにお任せしているので、日々たくさん助けてもらっています🙏
4. 議事録に残したいのは、文字だけじゃない。人間ならではの「温度感」
ここまで効率化のお話をしてきましたが、アシスタントチームが議事録を作成する上で、何よりも大切にしていることがあります。
それは、「どんな気持ちや流れで、その結論になったのか」をちゃんと残してあげること。
AIの要約は、とってもスマートで優秀です。でも、お利口さんなあまり、決定に至るまでの検討内容（迷い）や経緯、会話のあいだにあった「温度感」まで、つるんと削ぎ落としちゃうことがあるんですよね…。
だからこそ、AIの書いたものに100%頼りきっちゃうのはもったいないな、と思うんです。
例えば、同じ「はい、わかりました」という返事でも…
「ぜひやりましょう！（楽しみ！）」という弾んだ声なのか。
「（本当はちょっと心配だけど）一回やってみます」という少し慎重なトーンなのか。
そのときの表情や声のニュアンスをしっかりキャッチして、「〇〇については、スケジュール面に少し懸念を持たれている様子」など、そっと一言添えておきます。
ただ書き写すだけでは消えてしまう「言葉の裏にある本音」を置いてけぼりにすると、後から大きな認識のズレが生まれたり、「そんなつもりじゃなかった！」という悲しい手戻りが発生してしまうからです。
そしてもうひとつ、大切にしていることがあります。
それは、「なぜこの方針に決まったのか」という決定までの経緯を、その場の空気感（ニュアンス）ごと残しておくことです。
時間が経ってから意思決定を振り返るときや、担当者が変わって過去の経緯を確認したいとき。
スマートなAIの要約だけでは見えてこない「どんな会話が交わされて、どんな葛藤を経てから決まったことなのか」というプロセスが残っていれば、議事録は単なる記録を超えて、チームを守る「大切な意思決定の資産」になります。
すべての情報と“空気感”を議事録上でクリアにしておく。
このちょっとした「ひと手間」があるからこそ、メンバーも自分の仕事に100%集中できますし、お客様からもあたたかい信頼を寄せていただけるのかな、と思っています。
AIを検証して見えてきた「人間の価値」
この実感を、嬉しい形で味わう出来事がありました。
アシスタントチーム内で、「どのAIツール・どんなプロンプトを使えば（人間の手で作るような質の高い）議事録が作れるんだろう」という実験をしていた時のことです。
クラウドネイティブのメンバーがSlackでポロッとこんなことを呟いてくれました。
「どのAIも『アシスタントの人力議事録が一番意図が整理されている』と言っているので、アシスタントチームの議事録のクオリティが高いのは間違いない」
（By クラウドネイティブメンバー）
メンバーがつぶやいてくれたこの結果には、アシスタントチームのみんなが心から大喜びしましたし、すごく自信になりました！
と同時に、AIを使って様々な実験をしてみたからこそ、確信が持てたことがあります。
「議事録の本当のわかりやすさや、会話の文脈、そして相手の心に寄り添うニュアンスは、やっぱり人間の手と目でしか作れないんだな」
ということ。
「作業」はAIに甘えちゃっても大丈夫。だけど、「解釈と配慮」は私たち人間にしかできない。
そう思えたら、自分の仕事がもっと愛おしく、誇らしく感じられるようになりました。
- AI（得意なこと）： 誤字脱字を直す、大まかな下書きを作る。
- 人間（得意なこと）： 決定に至るまでのストーリーや、みんなの感情の動きを記録する。
このお互いの「いいとこ取り」ができるハイブリッドな関係こそが、今のアシスタントチームの大きな強みになっています。
5. 数字で見る効果！「約20%ラクになった」中身と失敗談
「作業はAI、配慮は人間」と役割をきれいに分けたことで、実際負担はどのくらい軽くなったのでしょうか？
1回あたりの議事録を作る時間（会議後の清書〜共有まで）を計ってみたところ、平均で約20%の時間を削減（※1時間→48分,30分→24分）することができていました！
ここで面白いのが、その「削減された時間の内訳」です。
時間が短縮されたのは、AIが得意とする「THE・作業」の部分だけ。逆に、温度感を残すといった「解釈」の時間は、ほとんど減っていませんでした。
でも、これでいいんです。むしろこれが大正解！
作業時間がギュッと短縮された分、私たちアシスタントチームが何よりも大切にしている「どう伝えれば相手に心地よく届くかな？」という配慮に、たっぷりエネルギーを注げるようになったのです。
失敗から学んだ！AIと仲良くなるための3つのヒント
もちろん、AIとの付き合いが最初からすべて順風満帆だったわけではありません。時にはこんな失敗と、そこからの学び（対策）もありました💧
- 【失敗談：その1】AIの要約を信じすぎて、大事な決定事項が消えていた
- 対策： AIが作った文章はそのまま流さず、絶対に最後は人間がレビューする！
- 【失敗談：その2】AIの文字起こしがグダグダ（固有名詞が全く聞き取れていない）で、見当違いな要約になった
- 対策： テンプレをしっかり準備した状態（参加者名や固有名詞をNotion AI ミーティングメモに事前に記載しておく）で、AIに読み込ませる。
- 【失敗談：その3】ルールを決めず、気づいたら元の手作業に戻っていた
- 対策： 「社内会議はAIをフル活用！」「大事な社外会議は人間がしっかり編集」など、ツールを使う場面のルールを仕組み化する。
こうした失敗と改善を重ねてきたからこそ、今の「作業時間約20%カット＆クオリティUP！」というハッピーな運用スタイルにたどり着けたと思っています。
6. 議事録を作った“その先”も、AIでスムーズに！
ここまで「議事録の作成」におけるAI活用をお伝えしてきましたが、私たちの挑戦はこれで終わりではありません！
実は今、「議事録をとった後の動き」もAIでもっとスマートにできないかな？と、さらに一歩進んだ仕組みづくりを検討中です。
具体的に狙っているのは以下の仕組みたちです！
- 議事録のToDoから、Asanaへの自動起票＆事前準備
- 議事録の「誰が・いつまでに・何をやるか」をAIが読み取り、Asanaへ自動タスク作成！さらに「実行に必要なチェックリスト」までAIが概要欄に下ごしらえ！
- タスクに会議の文脈（背景）を要約して添付
- 「なぜこのタスクが発生したのか」「会議での実際のやり取り」を添えて、議事録を読み返す手間を無くす！
- 着手に迷わない「チェックリスト（手順分解）」を自動生成
- 例えば「〇〇の仕様確認」というToDoなら、「1. 過去資料の確認」「2. 担当者へSlack連絡」といった具体的な初動ステップまでAIが分解して並べてくれる！
これが実現すれば…
- 議事録のToDoをタスクツールへ手入力で移し替える「転記の手間」がゼロに！
- 議事録には書いてあるのに、タスク化を忘れて放置…の防止！
- 「で、これ何から手をつければいいんだっけ？」とタスクの担当者が悩んだり、資料を探し回る時間をゼロに！
単なる記録にとどまらず、「タスクを受け取った人が、迷わず一番ラクに走り出せる状態」までAIと一緒に準備する。そんな愛のあるバトンタッチの仕組みを作っていきたいな〜と思っています。
この「Asana自動連携プロジェクト」が形になったら、また実践レポートとしてブログでしっかりお話ししますね！ぜひ楽しみにしていてください♪
【まとめ】肩の力を抜いて、もっと優しく確実な仕事を
議事録づくりは、「もっとがんばらなきゃ！」という気合いではなく、以下の「仕組み」で驚くほど軽くなります。
- 会議前の「アジェンダ設計」で下ごしらえをする
- 「5つのテンプレート」で型をカチッと固める
- 面倒な「作業」はAIに気持ちよくお任せして時間をつくる
- 浮いた時間で「解釈と配慮（決定プロセスや温度感）」を人の手でたっぷり注ぎ込む
AIという頼もしい相棒に得意な作業をゆだね、私たちは人にしかできない「心くばり」に集中する。このハイブリッドなステップを実践するようになってから、「議事録の清書作成に追われていて、気が重い……」という状態から完全に脱出することができました！
AIの力も上手に借りつつ、肩の力を抜いて、まずは次の会議の前に事前アジェンダを少しだけ議事録の型に寄せてみるところから、始めてみませんか？
