はじめに
SlackのユーザーコミュニティSlack JCNで、【第一回 Slack 活用アワード】が開催されました。
Slack 活用アワード（SUA）とは？
【Slack ユーザー同士が Slack 活用によって、自社での業務改善や組織文化の変革、顧客体験の向上などにつながったストーリーを共有しあい、優れた取り組みを表彰するイベントです。】
今回は、合計で25件（23社）の応募があったそうなのですが、なんと【Digital HQ賞】を受賞することができました！！
各社1つずつ出している中、なんと3つも応募したので、きっと弊社の本気度とSlack愛が伝わったのでしょう！
せっかくなので、Slack愛に溢れた3つの投稿内容をご紹介します。
Slack愛Part1: Slackはオフィスになり得るのか
背景:
代表のシンジがサラリーマン時代に自分のチームの日報を廃止し、Slackを使っての分報(ふんほう)を導入しています。
弊社クラウドネイティブは創業当初からフルリモート・フルフレックスで働く環境を提供しています。オフィスを持たない状態でもチーム間での情報共有やコミュニケーションなどを適切にまたタイムリーに行う必要がありました。
解決方法:
その1: 週報をSlackでの分報に!
今やっていること、今困っている事、やり終えたタスクの報告、その日の予定などをSlackの自分のチャンネル内(time-name)に書き込んでいく分報をはじめました。パブリックチャンネルにし、日々の業務の報告を社員同士オープンにしました。
弊社では、自分の給与を自分で決める【雰囲気給与】という制度によって、社長や役員を含めた社員全員の給与が社内に公開されています。Slackでの【アウトプット】が他者からみた自分の【評価】になります。給与提示の際に他の社員からの納得感が得られるように、自然とアウトプットを意識して業務に取り組む仕掛けとして、分報が機能しています。
その2: なんでもSlack上で！
Zoomやタイムカードなど業務で使うものは全てSlackに連携し、ショートカットで出てくるようにしました。タイムカードは、現在の就業状況を絵文字として表示させることで、勤怠状況がリアルタイムにわかります。
また、入金のチェックも入金確認のために会計SaaSにログインする必要なく、Slack上で完結します。またSlackに通知することで、社内で入金の情報共有をする必要がなくなりました。
その3: コミュニケーションの活性化大作戦!
社長自ら絵文字を3万文字追加し、タイムカードの出退社メッセージを120種類以上追加し、社員がslackを楽しんで使える環境を整えました。また社員同士も積極的にワークフロービルダーを使い、【モンスター】と入れるとエナドリ警察出動し、1日1本にしてくださいと促すような、くすっと笑えるワークフローを作っています。
また、【Donut】を使い、毎週ランダムで誰かと雑談タイムをしていますが、なんと参加率96%！
その4: 相談・雑談はハドルで!
雑談や簡単な相談にはハドルも大活躍しています。以前は仮想オフィスツールも使っていましたが、ハドル導入後はほぼ使われなくなりました。
弊社ではコミュニケーションや業務に関わるツールをSlackで中心で構成し、オフィスがなくても滞りなく業務が遂行でき、コミュニケーションがとりやすい環境を整えています。
結果
- 過去30日のデータをアナリティクスで見てみると、積極的に使われているのがわかる
- 社員の1日の書き込み数は、平均75メッセージ/日
- 書き込み数Top3の社員に関しては、平均150メッセージ/日
- メッセージが読まれている場所を見ると、透明性の高さがわかる
- パブリックチャンネルでの表示回数 : 97%
- プライベートチャンネルでの表示回数 : 0%
- DM での表示回数 : 3%
- 出退勤・休憩などのステータスを可視化しているため、Slackでの声かけもしやすい
- ハドルなどで気軽に話ができる環境を整えているため、無駄な会議がほとんどない
- メンバーの半数がコロナ禍に入社で実際に会えていないが、コミュニケーションに対して問題をかかえているという声はほとんど聞こえてこない(2年近く離職率0%を維持)
Slack愛Part2:Slackに徹底的に依存する
背景:
当社では、2017年5月創業当時から全社員がフルリモートで勤務し、社内だけでなく外部とのコミュニケーションにもSlackを利用しています。
顧客はもちろんベンダーなどの外部企業ともSlackでつながり、組織として徹底的にSlackに依存する戦略をとっています。
解決方法:
営業の判断で見込み客の段階でSlackでのやり取りをはじめるように徹底してます。
Slackチャンネル、Box共有フォルダの作成はWorkatoによって自動化され、安全なコミュニケーション手段とファイル共有手段を当社から顧客に迅速に提供しています。
顧客や取引先とより良い関係を築くためには、より効率的にかつタイムリーに顧客の要望や質問に回答をする必要がありますが、メールでのコミュニケーションの場合、メールの送受信にToやCCで入っていないと内容を確認することができません。
さらに、メールはクローズドでありながら、タイムラグが出てしまうという問題点がありました。プロジェクトの変化による関係者の変化にも対応できず、過去のやりとりに新規にアサインされた人物がキャッチアップするのに時間がかかってしまいます。
メールの慣習も問題です。【お世話になっております。〇〇の△△でございます。】から始まり【よろしくお願いいたします。】で終わるなど、ビジネスでの慣習が色濃く残っており、メールではあらゆるスピードが遅くなってしまいます。
メールの問題点をあげればキリがありませんが、コミュニケーション手段としてメールはそもそも安全ではないという前提に立っており、情報システムをはじめ、セキュリティのコンサルティング企業として、早くからエンタープライズでの利用に耐えうる機能を提供してきたSlackを創業当時から利用しています。
結果
2年連続、成長率約200%を達成。
現在チャンネル数は約450、そのうち約45%が顧客・見込客など外部組織とつながっているチャンネルです。
Slackでつながることはわたしたちのコンサルティングサービスの大きな強みになっています。お客様が検討している段階から、Slackでつながりそのスピードを体感いただけます。
その結果、Slackでつながった90%以上のお客様にわたしたちのコンサルティングサービスや取り扱い製品をご利用いただいております。
コンサルティングサービスや製品サポートだけでなく、発注や事務処理などもSlackで完結できる点もご好評いただいております。
Slack愛Part3: プラットフォームの中心にSlackを!
背景:
当社ではコンサルティングサービスを提供するにあたり、顧客とすべての社員がSlackでつながっています。会社全体で顧客をサポートするため、やりとりはすべてオープンで、顧客の疑問や課題に対し都度適切なメンバーが専門知識を活かし、サポートを行います。顧客からの連絡は、重要な疑問や課題がほとんどですので、スピード感のある対応をすることがコンサルティングサービスの品質に大きく影響します。
チケット管理にAsanaを利用していましたが、Slack上で顧客からの問い合わせのメッセージを受けるたびに、内容をAsanaに転記し担当者をアサインし期日を設定するなどの手間がありました。
解決方法:
SlackとWorkatoを連携させ、メッセージに絵文字スタンプをつけるだけで、タスク管理ツールのAsanaにチケットが起票されるようにしました。
弊社ではお客様は全てSlackで繋がっているため、Slack上でのお客様のご質問メッセージに「起票しました」と書かれた絵文字リアクションをつけるだけで、Asanaに起票することができます。
回答を担当するメンバーのアサイン、クローズの報告などがAsanaを開くことなくSlack上で完結します。Slack上の操作とAsanaのチケットのステータスは即時に同期されます。
さらに、返答期日が過ぎそうなチケットをAsanaからWorkatoが毎日探してきて、毎朝9時に、Slack上でメンバーにアラートが通知されます。
結果
チケットの起票からクローズまでの流れがSlackで完結ができるようになり、1週間で一人あたり1.8時間の作業時間の短縮につながりました。
- 1クリックボタンでAsanaへアクセスする手間がなくなる
- アサインされ担当者、クローズの理由も可視化
- 更に全ての問い合わせを一元管理
- 起票がワンクリックのため、見落としや返答漏れがゼロ
- 顧客側もスタンプが見えるので、エンジニアにメッセージが届いていることが確認可能
- チケット化して処理する必要のない質問であれば、すぐに解答して即クローズ
このほか、スタンプ起票以外にも様々なサービスや業務をSlackとWorkatoで連携させることで、1週間で1人あたり丸一日分の時間が短縮でき、毎週金曜日に丸一日【黙々Day】とし、本を読んだり資格の勉強したりと自分のインプットに使える時間を取れるようになりました。
おわりに
前職のWeWorkでもSlackは使っており、普通に使いこなした気になっていましたが、クラウドネイティブに入社して一番初めに驚いたことは、【Slackってこんな使い方もできるんだ！】でした。
タイムカードやZoomなど毎日使うようなもの、ハドルやDonutのようなコミュニケーションを活性化させるツール、Workatoの連携で自動化されまくっているものなど、使いこなすってこういうことか！とびっくりしました。
また、日々、使いこなし方も進化しています。
例えば弊社はフルフレックスですので出勤時間がまちまちです。そのため有給なのか、遅い時間の出勤なのかの判断が難しくカレンダーを確認するしかありませんでしたが、今年からは【有給休暇】という絵文字がステータスとして表示されるようになりました。
このように、【こうだったら便利だな】のアイディアを、社員が呟き、それを拾って解決方法を提供してくれる、そんな環境が整っています。
そのため、【Digital HQ賞】という弊社にぴったりの賞をいただいたことを、とてもとても嬉しく思います。
Slackの使いこなし方、Workatoの自動化にご興味がある方は、ぜひこちら からお問い合わせください。営業チームが優しくご説明させていただきます。
おしまい♪
