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「無効にされたユーザーはコラボレーションに招待できません」というエラーの対応方法 (よくあるお問合せ-Box編)

はじめに

こんにちは!セキュリティチームのTaguchiです。本日は、Boxのよくあるエラーの対処について、ライトな記事を書きたいと思います。当社は代理店としてBoxを販売しており、ご購入後の製品のサポートも行っていますが、そこでよくお問い合わせをもらう内容です。

通常、Boxのサポートサイトには、この手のエラーに関する対処方法はたくさん揃っているのですが、今回はたまたま情報が少なかったのでブログにしてみました。同じエラーに巡り合った際にはご参考にしていただけたらうれしいです!

ご注意

本ブログの内容は、2021年12月20日時点までの情報を元に作成しておりますが、クラウドサービスの仕様変更等に伴い、将来的に状況が変化することがございます。当社側で仕様変更が確認できた場合は可能な限り修正をしますが、最新の情報を常に維持することは難しい点についてはご了承ください。

エラーの内容

今回取り上げるのは、Boxの特定のフォルダ・ファイルに対してコラボレーター(外部ユーザー)を招待した際にまれに発生するエラーです。下記の画像のように「無効にされたユーザーはコラボレーションに招待できません」というエラーが表示されてしまい招待できないという状況です。

エラーの原因(2パターン)

パターン1:テナントの管理者によって管理対象ユーザーが無効化(非アクティブ化)されている場合

下記画像のように、管理コンソールの[ユーザーとグループ]において、管理対象ユーザーが無効化(非アクティブ化)の設定がされている場合は、このエラーメッセージがでます。

この場合はテナントのBox管理者が対応を行います。Box管理者にて対象のユーザーのステータスをアクティブ状態に変更する事でBoxにコラボレーターとして招待可能になります。

パターン2:Boxアカウントをユーザーご自身が削除した結果として無効化された場合

Boxのアカウントがご自身によって削除された場合はBox社のシステム上は約120日間無効化状態となります。その状態の時に、コラボレーターとして招待されると、上記のエラーが発生してしまいます。特に、過去フリーアカウントを利用しており、アカウントを削除した場合にはこの事象が起きやすいです。

削除したユーザーご本人様からのご依頼があった場合には、Box社によってアカウントの再有効化が可能です。再有効化を行った場合は、もちろんコラボレーターとして招待が可能になります。

また、約120日間を経過した後は順次Boxアカウントとの紐づけの解除が行われ、新規のBoxアカウントとしてご利用頂けるようになり、コラボレーターとして招待が可能となります。

尚、どちらのケースでも以前ご利用されていたデータなどは復元されませんのでご注意ください。

一般的な対応方法

先ず、パターン1であるか否かをご確認ください。パターン1である場合は、管理者の操作で対応が可能です。当該ユーザーの[ステータス]を[アクティブ]に変更し、再度コラボレーターとして招待してください。

一方、パターン1でない場合、ユーザーご本人様から直接Box社にサポートのご依頼を行って頂き、ご自身のアカウントの再有効化するのが通常の手順です。

ただ、Boxの購入元(代理店)によっては、ご本人様からのご依頼の証跡を基に、アカウントの再有効化を代理で依頼してくれる代理店もありますので、そちら経由での対応を希望される場合は一度購入元に相談するの良いと思います。当社からBoxを購入している場合は、こういった相談は大歓迎です。

また、依頼時には以下の情報を添えて連絡すると話が早く進むので、参考にしてみてください。

  1. ユーザーの名前
  2. ユーザーのメールアドレス
  3. ユーザーが削除された日付(YYYY年MM月DD日)
  4. ユーザー本人がBoxアカウントの再有効化を希望していることがわかる証跡(メールのデータ等)

終わりに

ちなみに、パターン1でもパターン2でもない場合は、障害の可能性がありますので、その際にはBoxの購入元にお問合せしてください。

また、今後も「よくあるお問合せ」をライトなブログにまとめる取り組みは継続してやっていこうと思いますのでこれからもよろしくお願いします。

TAGUCHI

新卒で入社したコンサルティングファームにてISO27017やISMAP等のセキュリティ規格案件を経験した後、クラティブに転職。趣味はLock Danceです。