Workatoを使ってSlackチャンネルとBoxフォルダを一発で作る

Workatoを使ってSlackチャンネルとBoxフォルダを一発で作る

初めに

こんにちは!俊介です! さっそくですが日頃、業務を行っていく上で「これ自動化出来たら良いな」「色々なブラウザを行き来するのがめんどくさい」と思ったことありませんでしょうか? そんな悩みを解決してくれるのがWorkatoです。 Workatoは、オンプレミス環境、クラウド環境を含んだ350を超えるアプリをノーコードで統合できるツールです。 今回はそのWoraktoを使って、日々の業務を自動化してみた話を記事にしてみました。

レシピの概要

今回は営業の方の日々のタスクを自動化しました。 これからご紹介するレシピは、営業がクライアントのお客様と契約が成立した際の一連のフローを自動化します。 弊社では、お客様の案件ごとにSlackのチャンネルとBoxの共有フォルダを作成し、情報共有の場にしています。

下記の作業をSlackの/(スラッシュ)コマンドだけで10秒で完結することが出来ます!

  • Slackのチャンネル作成
  • 作成したチャンネルのメンバー招待
  • 作成したチャンネルのトピック作成
  • 作成したことを知らせてくれる
  • Boxのフォルダ作成
    • お客様との共有フォルダ
    • 社内のみのフォルダ

作成したレシピ

作成前に必要な事

App connection の設定。それぞれのAppと連携する為に必要です。

  • Workbot for Slack
  • Box

どのように組み立てて連携させていくのか

Workatoのレシピ作成時の画面です。 順番に説明していきます。

  1. まずはレシピを実行する為にTriggerを設定します。 ここで/コマンドの作成と設定をすることが出来ます。 今回は/newpjというコマンドを作成してTriggerとします。

入力フォームを作成し、後続のタスクにデータとして利用することも可能です。

  1. Actionを設定していきます。
  • Slackのチャンネル作成と招待

まずチャンネル一覧を参照します。 ループ処置と条件分岐を使い既に存在する場合は、チャンネルのリンクと一緒に作成者に報告します。 存在しない場合はチャンネルを作成します。

次は作成したチャンネルにメンバーを招待します。 まずはSlackのユーザーグループを参照します。 そしていくつもあるグループをループ処理と条件分岐を使い、取得したいユーザーグループのメンバーをWorkatoに標準で準備されているlogに払い出します。 払い出されたメンバーを、作成したチャンネルに招待します。

  • Boxのフォルダ作成をしていきます

まず既に存在するBoxのフォルダを参照します。 条件分岐を使い、既に同じ名前のフォルダがある場合は、フォルダのIDと一緒にレスポンスをする動きを作り、存在しない場合はフォルダを作成します。 そして作成したフォルダにテンプレートフォルダを作成したい為、予めWorkatoに標準で準備されている「lookup table」にセットしておき、ループ処理でフォルダを作成します。

lookup tableの項目

  • Slackのその他のアクション

作成したチャンネルのトピック、簡単な説明、そして最後に仕事をした事を作成者に報告するフローを追加します。

以上が今回作成したレシピのフローになります。 最後までノーコードで作成する事が出来ました。 それぞれのタスクで作成したデータを使うことも出来るので、非エンジニアでも作成する事ができます。

実際に動かした様子

  • Slackにコマンドを入力部分

/以降は自由に作成出来ます

  • フォルダやチャンネルを作成する際の情報入力画面

Name:Boxのフォルダ名 Channelname:チャンネルの名前

  • 作成者に報告

それぞれリンクを払い出してるのでクリック1つでそこに飛べます

  • 作成されたチャンネル

チャンネルの初期設定を全てWorkatoで出来ます

  • 作成されたBoxフォルダ

ちゃんとリンクから飛ぶことが出来ました!

最後に

今回作成したレシピは「Slack」と「Box」を連携させてみました。 Workatoでは他にも色々なAppと連携することが出来ます。 私たちも他の業務が自動化出来ないか進めていて、現在もWorkatoは色々なAppと連携出来るようにどんどんアップデートされています。 もし、日頃の業務で繰り返し同じ作業に時間を取られているのなら、Workatoを使って業務を自動化してみませんか? 今回の記事で皆様に知れて良かったと思っていただければ幸いです。

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