はじめに
普段お客様と打ち合わせしている際に、「社内業務の自動化・効率化を進めていきたい」、「工数をかけている業務を簡略化できるならやっていきたい」というお話をちらほら聞くことがあります。
それぞれの業務やユースケースは色々考えられるかと思いますが、今回は弊社が普段利用している様々な自動化フローをご紹介いたします！
※下記にフロー図を記載していますが、細かいところは省いているので、ざっくりイメージとして認識いただけると幸いです。
自動化フローご紹介
ユーザからのNetskope Clientに関する問い合わせ対応
弊社では従業員の業務用端末にNetskope Clientが入っています。業務中に、(Netskopeが関係していそうな)不具合があった時、SlackでNetskopeロゴスタンプを投稿すると、Googleフォームがレスポンスとして返ってきます。
Googleフォームの質問に対してユーザが回答記入して送信すると、Netskope運用担当者向けに通知され、担当者が確認する流れとなっています。
ユーザにとってはスタンプを投稿して事前に用意された質問に回答するだけで、管理者側も情報が１箇所に集約されるためスムーズな確認や対応に繋がります。
領収書登録
領収書を経理に提出する際もSlackが起点です。Slack Appでカスタム作成した「領収書登録」アプリを利用しています。
領収書提出する側は写真と用途を入力するだけ。経理はSlackの専用チャンネルで通知を受け取り、情報を確認することができます。
初回打ち合わせから、各SaaSへの連携
弊社は基本的にお客様との連絡はSlackを、書類やりとりはBoxを利用しています。それらを都度手作業で作成・準備はせず、Slackコマンドから以下のようにフロー化しています。
①初回打ち合わせ終了後、Slackコマンド実行し、フォームに情報入力（ここは手動）
②Workatoレシピ発火
1. Slackチャンネル作成
・お客様コネクト用チャンネル※実際にお客様を招待するのはお客様の了承を得てから
・社内用チャンネル※お客様に関する情報や連絡を社内で共有するためのチャンネル
2. Boxフォルダ作成
・お客様共有用フォルダ
・社内共有用フォルダ
3. Salesforceレコード作成
4. 社内共有チャンネルに、議事録サマリを投下
この仕組みができるまでは、ひとつずつ作成したり、関係者を招待したりと、確認や作業に時間が取られていましたが、Slackコマンドひとつで用意されるので大分楽になりました。
取引関係書類の整理
電帳法対策の一環として、各取引関係書類が揃っているか確認するための補助的フローです。
①案件・販売管理ツール上で案件ステータスが「受注」に変更されたら、Workatoレシピが発火
1. Slackに通知
→セールスチーム担当者が、各書類が格納されているBoxフォルダURLを入力
2. Asanaに各書類チェックリストを起票
②Box内の書類と、Asanaのチェックリストを照らし合わせながら、各書類が揃っているかセールスアシスタントが確認
発注申請承認フロー
Slackワークフローを使った稟議申請フローです。申請状況・証跡を残すためにSalesforceとも連携しています。
お客様への一括連絡
社外と繋がっているチャンネルに、弊社からのお知らせ(年末年始休暇・イベント開催・社内研修期間の臨時休業等)を送りたい時、ひとつずつコピー&ペーストでは時間がもったいないため、一括送信です。
調べもの系
以下のような調べものをしたい時、都度SaaSにアクセスしたり、人に聞いて確認するのは時間も手間もかかってしまうため、Slackコマンドを活用しています。
- 特定のお客様のご契約情報を確認したい時、あるいは特定の製品ライセンスを契約されているお客様を一覧で確認したい時
- クラウドネイティブメンバーのフルネーム・漢字表記を確認したい時
まとめ
まだまだあります！主に普段よく使っているものをご紹介しました。主にSlackワークフローやiPaaS(弊社ではWorkato)を使ったAPI連携の仕組みを使って自動化しています。
ちなみに、今回ご紹介した仕組みは全てbarusuさんが開発しています！！（いつもありがとうございまーす！）
今までは、各SaaSにログインして都度検索しにいったり、担当者に直接質問したり、状況に依っては確認や対応に時間が取られていたことが、システム連携によってスムーズに業務を進めることができています。
現在も、従業員の声やエンジニアによって各領域の業務自動化や簡略化を進めています。またアップデートがあり次第、ご紹介できればと思います！
