はじめに
どうも、むろです。
今回は、外部のGoogleフォームに回答者権限があるはずなのに、フォームが開けなかったケースを紹介します
調べてみると、フォームにファイルアップロード項目が含まれていたことで、Googleフォーム側の権限だけではなく、回答者側のGoogle Drive共有設定にも引っかかっていました
フォームのファイルアップロード項目とは↓こういうやつです
はじめにまとめ
- Googleフォームのファイルアップロードの実態はGoogle Driveへのアップロードとなる
- 「ファイルアップロード付き」のGoogleフォームを開けるかどうかが、フォーム所有者側だけではなく、回答者側のGoogle WorkspaceのGoogle Driveの外部共有設定によってフォーム自体が開けない場合がある
- 構造上はフォーム所有者は回答者のGoogle Driveの外部共有設定を知ることも、対処することができないのでフォーム所有者側ではコントロールができない
- 外部向けのフォームではファイルアップロード付きGoogleフォームを使う際には相手が開けない可能性を理解しておく必要がある
何が起きたのか：回答者権限があるはずなのにフォームを開けない
外部の方が所有するGoogleフォームに回答するため、自社のGoogle Workspaceアカウントへ回答者権限を付与してもらっても、実際にアクセスするとフォームを開けません
試しに別の検証用Googleアカウントで開いてみると、こちらは普通にアクセスできました
この時点では以下のような状態です
- 外部所有のフォームへ自社のGoogle Workspaceアカウントには回答者権限を付与済み
- しかし、会社のアカウントではフォームを開けない
- 別の検証用Googleアカウントではフォームを開ける
原因を推測して、検証してみたら「ファイルアップロード」項目が条件だった
最初はフォーム側の設定や権限付与の不備なのかな？と思いました
ただ、別のGoogleアカウントではフォームを開けているので、切り分け上は会社のGoogle Workspace側に起因している可能性が高いことになります
また、フォームを開いた際に「ファイルアップロード」項目が存在する点から事象に関係していることを推測して、検証してみたところフォームに「ファイルアップロード」項目の有無で事象が発生する条件であることを確認できました
また、検証でフォームを作成した際に以下のようなメッセージが表示されているため、Google Driveに関連している事象と更に確認できます
なぜGoogleフォームで回答者側のGoogle Driveの設定が関係するのか
今回のポイントは、対象のGoogleフォームにファイルアップロードの設問があったことです
選択式や記述式だけのフォームであれば、回答内容を送信して終わりです
一方、ファイルアップロード付きのフォームでは、回答者がアップロードしたファイルがフォーム所有者側のGoogle Driveへ保存されます
見た目はGoogleフォームへの回答ですが、裏側では自社のGWSアカウントから外部のGoogle Driveへファイルを送信する動きも含まれます
つまり、回答者側のGoogle Driveの設定で所有者側のGoogle Driveへアップロードが制限されている状態だと、フォーム自体が開けなくなってしまうことが原因と考えられます
回答者側のGoogle Drive設定は外部共有先を許可リスト登録済みドメインに限定しており、フォーム所有者のドメインは、その許可リストに入っていませんでした
実際にフォーム所有者のドメインを許可リストに登録することで事象が解消できたことを確認しています
補足：「外部フォームへの回答を許可する」だけでは足りなかった
ちなみに、Google Workspaceの管理コンソールには、以下のような趣旨の設定があります
外部ファイルの受信が許可されていない場合でも、組織外のユーザーまたは共有ドライブが所有するフォームへ回答を送信することを許可する
この設定名だけを見ると、有効にすれば外部フォームへ回答できそうです
しかし、この設定が有効なだけではフォームを開けませんでした
前述のとおりですが、今回の検証した結果としてはファイルアップロード付きの外部フォームへ回答する場合、フォーム所有者側のGoogle Driveへファイルを送信できる状態（設定）が別途必要ということになります
回答者側の設定に依存する構造的なデメリット
今回の事象で困るのは、フォーム所有者が正しく回答者権限を付与していても、実際にフォームを開けるかどうかが回答者側のGoogle WorkspaceのGoogle Driveの共有設定に依存してしまうことです
当たり前ですが、フォーム所有者から見ると、相手の会社でどのようなGoogle Drive共有設定が適用されているかは分かりません
そのため、フォームを公開して権限も付与したので準備完了！と思っていても、回答者によってはフォーム自体を開けない可能性があります
回答者から見ると、フォーム側の担当者に問い合わせるのですが、原因は回答者側のGoogle Workspace側のテナントという構図になります
そして、Google Driveの外部共有先を許可リスト登録済みドメインに限定することは、情報漏えい対策として珍しい設定ではありません
つまり、今回のような環境は特殊な構成ではなく、外部の企業へフォームを案内する場合には普通に起こり得る問題だと思います
ファイルアップロード付きフォームを利用する場合は、以下のデメリットを理解しておく必要があります
- 回答者側のGoogle Driveの共有制限の設定によってはフォームを開けない
- フォーム所有者だけでは事前にアクセス可否を判断できない
- 回答者側のGoogle Driveの共有制限の設定緩和が、回答者側のセキュリティポリシー上認められない場合がある
社内向けなど回答者の環境を把握できる用途であれば問題になりにくいですが、不特定の企業や取引先へ案内する用途では注意が必要です
外部からファイルを集める用途では、回答者の環境へ依存しない別のアップロード方法を用意するなど、ファイルアップロード付きのGoogleフォームは利用しない方が個人的には無難だと思います
おわりに
Googleフォームが開けない事象がファイルアップロードの関係で回答者側のGoogle Driveの共有設定にも引っかかっていたという体験談でした
この記事が誰かの役に立ったら嬉しいです！
以上、むろでした。
