みなさんこんにちは〜
アドベントカレンダー22日目で、ついに私からは最後の投稿になりました、
2025年も大体の企業は今週で終わりですねー。年末に食っちゃ寝生活を謳歌するために今週は頑張りましょう・・・。
記事の概要とねらい
これまでの投稿では、業務への取り入れからNotion AIの活用に繋げるためには事前に情報の扱い方に理解が必要であることも説明してきました。
今回は情シスやリーダーができるNotionを活用するためのマインドセットや運用で何をやっていくべきかご紹介します。
本当にちょっとのことですが、これだけでNotionのクオリティが変わってくるので、ぜひ取り入れてみてください！
Notionの文化を企業に根付かせるマインドセット
最初にNotionを最大限に活用するためのマインドセットを例とともにいくつか挙げてみます。
オープンな場所で編集する
ここで言いたいことは以下2点です。
- 思考の過程は全てNotionに書き留めておく
- 未完成のものは【編集中】などページタイトルや内容につけておく
今までExcelやwordなどで資料をつくる場合、編集中のものはあまり目に触れる場所にはなかったと思います（最近は共同編集などもありますが）。
完成品を見せるための資料であればそれでいいですが、Notionは思考の整理をするために情報を書き留めて置く場所でもあります。
弊社でも、「仕事メモ」というチームスペースがあり、人に見せる見せない問わず自由にページをデータベース上に作っています。
なんでもない情報でもローカルのメモ帳ではなくNotionに書き留めて置くことで、他人からフィードバックをもらったり、AIなどで活用することができるのが大きな利点です。
また、未完成のものを一目でわかるようにすることで、AIに中途半端な情報を使わせないようにしたり、ページを見た別の社員に勘違いされることを防ぎます。
全社共通の作成物はマスターデータベースで管理する
仕事メモや議事録、日報など、チームを超えて共通する作成物はするものは一つのデータベースで管理しましょう。
チームごとに置く場所を変えるのは、他チームが管理する情報へのアクセス性が悪くなります。一箇所で管理していれば、目に入るので全件見ていなくてもタイトルが目に入ったり、内容が気になったから見てみるなど、誰でもいつでも情報を見れる状態になることがオープンな環境には不可欠です。
Notionの使い方に慣れてきたら
相互理解を深めるために活用しよう
リモートワークの活用や、チーム間の連携をよりスムーズに行うために、Notionに自己紹介用のページを作って全社員に書いてもらいましょう。
特に自分のスキルや働き方のくせなど、口頭で言うことじゃないけど考慮してくれると嬉しいなーってぐらいのことを書いておくといいですね。
相互理解を深めることで、心理的安全性が確保しやすくなります。あらかじめ情報をインプットして置くことで社員間のコミュニケーションをよりスムーズにできるようにしましょう。
また、こちらもNotion AIによって活用可能で、この人はどんな人？っとAIに質問すると回答を得ることができます。意外とこれも便利。
報告資料をNotionで代替しよう
打ち合わせなどでメモを取る場合、Notion AIミーティングノートの他に、議事録にメモを取りながら画面を共有してみましょう。
あらかじめアジェンダを議事録にまとめておき、打ち合わせ時に話した内容を簡単にNotionにメモを取りながら進めることで、今どの何を話しているのか、全員で確認をしつつ進めることができます。
また、打ち合わせ後のまとめとしてもそのまま活用することができるため、シームレスに前後の業務と接続し業務がより良いものになります。
Notionの定期メンテナンスについて
最後にメンテナンスについてご紹介します。
Notionは日々自由に使われることが前提のため、情報のあり方などが変わってしまう可能性があります。もちろん受け入れて改良していくこともあれば、ルールに反するため早めにブロックすることも大切です。
Notionお悩み相談会の実施
何かの定例の一部でもいいので、Notionについて話をする機会を定期的に設けましょう。
「最近チームごとのスペースに情報が集まっていて、マスターデータベースが活用されてない」、「データベースのプロパティが足りずに整理しきれていない」などなど思いつくことを気軽に話せるとそこからNotion活用に繋げることができます。
新しい活用方法の提案や悩みなど、Notionならではのこともありますがそれも楽しんで取り組んでいきましょう！
ワークスペース全体のパトロール
誤字脱字がある、タイトルを設定していない、その他文章の不備など、情報の精度を上げるようにパトロールしましょう。
Notion AIを使って上記のような不備があるページを定期的に検索するなど、全体最適化への意識を向けていくとさらに環境が良くなりますね。
また、ページの中でも一定期間更新されていないページにタグ付けするなどの整備も有効ですね。
まとめ
クラウドネイティブのアドベントカレンダー2025もあと少しで終わりです。
これまでの投稿で導入から活用まで全て網羅できているとは言えませんが、少しでもNotion活用の助けになれば幸いです。
個人的にですが、Notionを通してユーザーも管理者も全員が業務について考え始めることが一番ポジティブな効果なのかなーと思いました！
それではまたー
