こんにちは、PMアシスタントのHanewです！
今回は、クラウドネイティブなりのプロジェクトの進め方をご紹介します。アシスタントとして様々なプロジェクトに関わる中で見えてきたものがたくさんありますので、参考にしていただければ幸いです。
弊社でよくお受けするプロジェクトの概要
まず、前置きとして、弊社でよくお受けする情報システムコンサルティングのプロジェクトについて説明します。
下記に並べているものは一例です。
お客様からいただく社内インフラに関する個別の課題へのコンサルティング
- リモートワーク環境を見直したい
- オンプレファイルサーバやVPNはもう撤去したい
- 内部不正対策をしたい
- EDRを導入して未知の脅威を防御したい
グランドデザイン策定支援コンサルティング
- ITインフラ基盤の全面的な見直し
領域に特化したコンサルティング
- ID基盤
- デバイス統制
- エンドポイントセキュリティ
この他、製品の導入支援も提供しております。
上記のようなプロジェクトを、どのような流れで進めていくか紹介します！
全体の流れ
プロジェクトを開始するとまず最初に、全体のスコープ（プロジェクトの範囲）とスケジュールを定めます。スコープとスケジュールが決まり次第、会議体を設計します。お客様との定例会、社内デイリー、社内打ち合わせというサイクルで進めています。
基本的にはお客様との定例会は週次、社内デイリーは毎朝、社内打ち合わせは週次あるいは適宜実施してます。
お客様との定例会
プロジェクトや進行状況によって定例会のトピックは異なりますが、ざっくりと以下のような話をしながら進めていくことが多いです。
- グランドデザイン策定前の現状ヒアリングやAsIs調査
- ToBe構成図の共有、認識すり合わせ
- 製品選定ディスカッション
- 双方でそれぞれ担当している各タスクや宿題の進捗状況の確認
定例会だけでは議論が足りない時、ID管理やデバイス管理のような各領域にフォーカスした議論が必要な時は、分科会を実施することもあります。また、製品導入ご支援の場合、導入セットアップや設定はお客様に実施いただきますが、そこで疑問や不安な点があった場合は、Zoomで画面共有いただきながらハンズオンを実施させていただくこともあります。
定例会というと、各自それぞれの進捗の報告や相談に終始してしまいがちですよね。弊社では、プロジェクト全体のスケジュールの中で、その定例会で議論するトピックを定め、議論をフォーカスさせることを大事にしています。トピックを定めることで、お互いに準備した状態で定例会に臨むことができ、深い議論へリードすることができます。
社内での会議
お客様との会議内容や議事録を元に、社内でZoomやSlackのハドルを使いながら打ち合わせをしていきます。今後の動きをすり合わせしたり、定例会で持ち帰ったTODOタスクを確認したりなど、メンバー間で認識を合わせながら進めていきます。
社内デイリーで進捗を共有
毎朝30分、各PM・各チームの代表（ID・セキュリティ・デバイスチーム）がZoom会議に集まり、タスク管理ツールAsanaを見ながら各プロジェクトの進捗や課題を共有します。デイリーの目的は進行中の全プロジェクトの進捗確認、各チームで障害となっている事・相談事項がないか、情報共有、キャッチアップです。
プロジェクト全体の流れとして、おおよそこのような進め方をしています。もちろん、プロジェクトの他にも、随時お客様からいただく疑問や質問にも日々対応しています！
プロジェクト進捗状況やタスク可視化
弊社ではタスク管理ツールとしてAsanaを使っています。
カンバン方式でタスクの状況を可視化し、誰が何をいつまでに実施するのか、ぱっとわかるようになっています。また、全てのプロジェクトではないですが、お客様をAsanaに招待し、同じ管理ボードを確認できるようにすることで、隔てなくプロジェクトの進捗やタスク進捗を共有しています。タスクの進行状況を、ステータス表示したりコメントを残したりと、お互いリアルタイムに状況を知ることができます。
カンバン方式での管理は、そのタスクの進捗状況が視覚的に一目でわかったりと、管理がとてもスマートですよね。
コミュニケーションは基本的にオープン
弊社では主にSlackをコミュニケーションツールとして利用していますが、プロジェクト用に主に2つのチャンネルを作成しています。（もちろん他にもいっぱいチャンネルあります）1つは社内連絡用と、もう1つはお客様との連絡用チャンネルです。
基本的に各チャンネルには、社員全員が参加します。ですので、限られたPMやSE、アシスタントメンバーのみではなく、全員が閲覧できます。全チャンネルの全メッセージにひとつずつ目を通すことは時間的にも難しいため、プロジェクト毎にメイン担当・フロントメンバーは決めますが、コミュニケーションの場を狭めることはしません。そのため、それまでアサインされてなかったメンバーでもすぐにキャッチアップできたり、Slackのメッセージのリンクをコピペするだけで、情報共有もすぐにできます。
また、他プロジェクトの知見も共有できるので、専門的なチームに分かれてはいるものの、それぞれのチーム以外の知見も蓄えることができます。情報システムといっても、とても広い領域なので、IDやデバイス、セキュリティ、ネットワークなどそれぞれの領域だけでは課題が完結しない場合もあり、幅広い知識が必要であるため、組織としては縦割りであるものの、横断的に知見を共有できる環境です。
その他、打ち合わせは基本的にZoomを、ドキュメントの共有はBoxを使っています。もちろんお客様に合わせてZoomではなくTeamsを利用することも。他にも、弊社では上記のようなツールを活用、連携しながら、プロジェクトに関わらず日々の業務をより効率的に進めています。
アジャイル的な進め方を意識してます
弊社では週次の定例会やデイリーを実施したり、みんなが情報を拾える環境で、スピーディーかつ柔軟に動ける環境です。
お客様とのプロジェクトに関わらず社内でも、業務効率化するためにどうすればいいか検討してトライしたり、コーポレート部門でも週次プランニングを実施している等、アジャイル的にいい感じに動いています。
弊社の強みを活かしながら、今後もお客様によりよいご支援を提供してまいります！
