AsanaとSlackを組み合わせて業務効率化させたお話

はじめに

俊介です。 この記事は「Asana コミュニティ Advent Calendar 2024」24日目の記事です。 今日はAsanaのお話です。 先日弊社の開催してるイベントでAsanaとiPaaSを使って社内の自動化について紹介をしたのでブログを書きたいと思い執筆していきます。

弊社はAsanaの販売代理店もやっておりますので、気になる方はこちらも見にきてくれると嬉しいです。

https://cloudnative.co.jp/product/Asana

AsanaとiPaaSを使って、業務にどのように組み込んでいるか

タスク管理で重要なものって何でしょうね。 私はタスクの作成部分かなと考えました。 そもそもタスクが作られていないと更新も出来ないし、タスクの対応漏れなどが起きます。 あとでタスク登録しておこうと思って、忘れる…の問題に向き合う必要があります。 弊社環境において”根性に頼らずタスクの作成漏れを無くす”ためには、従業員が一番使うSlackからAsanaへタスク作成ができると良さそうだと考えました。

事例①タスク起票

Slackに書かれたメッセージに対して絵文字を追加すると、書かれてあるテキスト内容を取得してAsanaに対してタスク作成を行うシステムです。 処理のきっかけになるトリガーは、Slackの絵文字追加イベントです。

↑の「なるほど」や「ハートマーク」などが絵文字にあたり、特定の絵文字が押されるとフローが実行されるように設定しています。

動作イメージはこんな感じです。

メリットは、Slackに対して絵文字を追加するだけなので、わざわざAsanaにログインして詳細を入力する手間が省けます。 1週間でだいたい32回実行されていて、年間で見ると1,536回実行されていました！ 1回あたりの作業時間もタイトルや、タスクの説明、期日設定とかを手動でやってると地味に2,3分かかりますよね。

やってることはシンプルなんですけど、時間的な意味では効果は絶大でした！（90%以上も削減） 社内でも結構使われているシステムで、便利とコメント頂けてます！

事例②SlackとAsanaの同期処理

Asanaのタスク作成の後、タスクの更新も自動化できると良いですよね。 もちろん、やってます。 タスクに関する会話をSlack、Asanaのそれぞれでやることがあり、なかなか面倒です。 なるべくAsanaとSlackの反復横跳びは避けたいですよね。 なのでSlackから作成されたタスク限定で、Slack上のやり取りをAsanaのコメント欄に同期させる仕組みを作りました。 これにより、Slack上の会話もAsanaに記載されるので反復横跳びが不要になります。

Asanaに用意されている自動化ルールもあります

ステータス更新

タスクに設定された期日が近づいてくると、タスクのステータスが更新される 例えば、設定された期日の2日前になったら「要確認」ステータスへ変更する自動化ルールです。 メリットは毎朝タスクを確認する際のフィルターしやすくなる

プロジェクト紐付け

担当者がアサインされたらチームボードにも起票されて紐付けられる 例えば、PJボードで起票して担当者がアサインされると他のボードにも起票＆同期される自動化ルールです。 メリットは色々なPJタスクを兼務してる従業員もチームボードで管理できる。（わざわざ同じものを作成しなくて良い）

もちろんそのほかにもある

Asanaの公式ドキュメントではこんなことも出来る

• Asana – ワークフロー
• Asana – 自動化
• Asana – AI

ちょっとした話

今回はAsanaについてブログを書きたかったのでちょっとした補足ですが、弊社はタスク作成する際にAIとも絡めながら行っています。

• タスク作成時にタイトルをAzure OpenAIに考えてもらう

• タスク作成後にAzure OpenAIによる進行サポートを投稿

まとめ

いかがでしたでしょうか？ タスク管理ツールは世の中にたくさんありますが、Asanaの良いところは、第一にAPIが豊富に用意されていることです。 結構あるあるなのが、基本的な操作はどのSaaSにもあるが、細かい部分の更新など、会社によってカスマイズされたフィールドは更新不可など結構あります。 その点Asanaは細かい部分までAPIで扱うことが出来るので良いと思いました！ また、製品自体にも自動化ルールが多く存在します。最初はAsana内の自動化から始めるのも良いと思います。

では今回はAsanaのブログを書かせて頂きました。またいつか何かのブログを書きたいと思います。