はじめに
こんにちは、おかぴーです。クラウドネイティブで人事を担当しています。
いきなりですが、先日「従業員代表の選出」を実施しました。
弊社はフルリモートの会社なので、Slackを活用して実施しました。
今回はその実施方法や注意点などについて共有したいと思います。同じような境遇の方の参考になれば嬉しいです。
またあわせて弊社のカルチャーや雰囲気についても少しお伝えできればと思います。
なぜやるのか？
会社では、従業員代表（または過半数労働組合）が必要となる場面があります。具体的には次のような場面です。
- 労使協定を締結する
- 就業規則を作成または変更する
- 労使委員会を開催する 等
今回、弊社では36協定を更新するタイミングであり、そのため、締結当事者となる従業員代表を選出することが必要でした。
選出する上でのポイントは？
従業員代表を選出する上でクリアしなければならない要件があります。それをクリアできないと、選出自体が無効になり、ひいては締結した協定も無効になってしまうことがあるので、ここには細心の注意を払いましょう。
従業員代表の要件
- 管理監督者ではないこと
- 使用者の意向に基づき選出された者ではないこと
- 協定等をする者を選出することを明らかにした上で、投票・挙手等の方法により選出された者であること
- 事業場におけるすべての労働者の過半数の支持があること
※もっと細かい点もありますので、実施前には厚労省のHPなどで確認しましょう。
実際にどうやったか
それでは弊社でどのように実施したかについて説明していきます。
プロセスは以下の通りです。
- 趣旨の説明
- 立候補の受付
- 投票
- 結果の共有
- プロセスと結果の記録
これらのプロセスを、弊社のコミュニケーションのメインツールであるSlackを利用して実施していきます。
1. 趣旨の説明
弊社のSlackには #general という全員が参加しており、誰でも何でも書くことができるチャンネルがあります。こちらで、従業員代表の選出を実施する旨、アナウンスしました。
趣旨や具体的なプロセスの詳細については、長くなるのでNotionに記載しました。
ちなみに、今回はあえて事前に根回ししなかったので、若干不安だったのですが、社員のみなさんの反応が予想よりとても早くて驚きました。こんなところにも、「とりあえずやってみる」「素早くやる」「協力し合う」という弊社のカルチャーが表れているように思いました。
その後すぐに立候補受付のフェーズに移ります。
2. 立候補の受付
今回は立候補の受付期間を３日間にしました。長すぎない方がいいと思う一方で、休暇の人がいたり、その日忙しかったり、立候補について考える時間が必要だったりするので、３日くらいが妥当かなと考えました。
そして受付期間の３日目に・・・
tatsuyaさんが立候補してくれました！（大拍手）素晴らしい！！
なお、こちらから声はかけていません。（ほんまに）
ガチだったので、立候補が出るかどうかはわからなくて最後までドキドキしていたのは内緒です。
立候補してくれる人がいる、立候補できる雰囲気がある、立候補した人を盛り上げるのも、当社のいいところだよなーとしみじみ思いました。
3. 投票
さて立候補者も出たので投票フェーズに移ります。期間は、立候補受付と同じ理由で３日間にしました。
投票ももちろんSlack上で行います。ツールは、Pollyというアプリを使用しました。
無料で使えますし、作成する方、投票する方、共に簡単なのでおすすめです。
なお、Pollyフリープランでは「Response（投票数）が月に25個まで」という制限がある（25個のResponseを超えた後にアンケートを作成できなくなる）ので、フリープランを使用される際はご注意ください。（2022年4月時点の情報）
案内文はこんな感じです。
4. 結果の共有
さて投票結果は・・・
お見事！３日目までに全員が投票し、満場一致で信任されました！
たつさん当選おめでとう！！（選挙か！）
ちなみに１日目で過半数を余裕で超えてましたので安心して見ていられました。
Slackで結果を改めてアナウンスして、締めました。
5. プロセスと結果の記録
最後に、一連のプロセスと結果をエビデンスとして残します。
これは、最初に書いた「従業員代表の要件」を満たしていることを誰に対しても証明できるようにするためです。エビデンスが残っていないと証明できないので、ここは重要です。
といっても、ほぼSlack上で完結しているので、Slackのチャンネルと関連のNotionページを残しておくだけでOKです。
ただ、間違って消えちゃった、ということがないように、重要なアナウンス部分や投票結果はスクショで残しておいてもいいかもしれません。（ある意味このブログもエビデンスの一部ですね）
最後に
フルリモートで従業員代表の選出をやってみた話、いかがだったでしょうか。
都合７営業日で、完結することができました。
やってみて、分かりやすく伝えることの難しさや、チームワークを大切にするカルチャーの重要さ、素晴らしさを改めて実感しました。
これからも、フルリモートという環境の中で工夫しながら、シンプルにスピーディに楽しくやっていきたいと思います。
それでは、また！
